Privacy statement

In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Waterscouting Nulde.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via www.waterscoutingnulde.nl. De gegevens worden via een webformulier door de ouders/verzorgers ingevuld. Deze gegevens zijn nodig zodat uw kind dan verzekerd is tijdens de opkomsten. Na de proefperiode worden de gegevens door de ledenadministratie verwerkt in het ledenadministratie systeem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Het nieuwe lid van Waterscouting Nulde krijgt vanuit SOL automatisch een bevestigingsmail, inclusief de toegangsgegevens naar het eigen, persoonlijk account. Leden kunnen dan zelf hun gegevens bijhouden in het SOL systeem. Daarnaast kunnen de penningmeester en de secretaris persoonlijke gegevens aanpassen. Voor Scouts Online zie het privacy statement op https://www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Waterscouting Nulde hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier, die per activiteit dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde formulieren worden zo zorgvuldig als mogelijk is, in relatie tot de omstandigheden, bewaard en zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Waterscouting Nulde mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet op eigen initiatief registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de relevante informatie, is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Financiële gegevens
In de financiële administratie wordt gewerkt met een automatische incasso voor de contributie. Bij lidmaatschapsregistratie wordt hier expliciet toestemming voor gevraagd. Deze toestemmen en aanvullende gegevens worden geregistreerd in het ledenadministratie systeem Scouts Online (SOL). De penningmeester van Waterscouting Nulde heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten
De leiding heeft in het ledenadministratie systeem Scouts Online (SOL) de beschikking over namen, adresgegevens, telefoonnummers en emailadressen van leden en ouders van de betreffende speltak. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Soms wordt er gebruik gemaakt van een fysieke lijst, bijvoorbeeld tijdens kampen waar geen toegang tot Internet mogelijk is. Dan staan alleen voor de aard van de activiteit relevante contactgegevens vermeld, zonder de financiële gegevens. Deze fysieke lijsten worden dan zo zorgvuldig als mogelijk is, in relatie tot de omstandigheden, bewaard.

Online media/Beeldmateriaal
Waterscouting Nulde maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van de vereniging en als herinnering. Deze kunnen zowel op social media als op de website www.waterscoutingnulde.nl en voor de e-mail nieuwsbrief gebruikt worden. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het gebruiken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Deze gegevens worden geregistreerd in het ledenadministratie systeem Scouts Online (SOL). De toestemming is altijd in te trekken.

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Na afloop van het lidmaatschap worden de geregistreerde gegevens 7 jaar bewaard volgens de wettelijke bewaartermijn. Daarna worden NAW gegevens bewaard om in contact te kunnen komen, bijvoorbeeld voor reünie.
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert waterscouting Nulde binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat. Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen

Website

Ons site adres is: https://waterscoutingnulde.nl.

Cookies
Wij maken geen gebruik van Cookies.

Ingesloten inhoud van andere sites
Berichten op deze site kunnen ingesloten inhoud bevatten (bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten, enz.). Ingesloten inhoud van andere sites gedraagt zich exact hetzelfde alsof de bezoeker deze andere site heeft bezocht. Deze sites kunnen gegevens over je verzamelen, cookies gebruiken, extra tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief het vastleggen van de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die site.

Activiteiten logboek
Wij registreren het datum en tijdstip, het IP adres en de opgevraagde pagina’s om verdachte activiteiten te herkennen en te blokkeren. De logbestanden worden maximaal 12 dagen bewaard.

Onze hosting provider registreert de datum en tijdstip, de domeinnaam, request methode, IP adres, URI user agent, referrer, TLS versie en cache data. Nadere informatie vindt u op https://eu.siteground.com/privacy.htm.